インフォマート　大分県が「BtoBプラットフォーム」導入　消耗品発注をペーパーレス化

インフォマート　4月10日発表

　インフォマートは、同社が提供する「BtoBプラットフォーム TRADE」「BtoBプラットフォーム 請求書」が、大分県に導入されたと4月10日に発表した。

■導入理由・効果等
●「BtoBプラットフォーム TRADE」「BtoBプラットフォーム 請求書」導入前の課題
　大分県では、デジタルの力を活用した「社会変革」の実現を目指し、「大分県行財政改革推進計画」を策定している。目標の１つに、ICTツール等の積極的な活用による事務業務の効率化を掲げており、会計事務においても書類業務の大幅な見直しが必要だった。
　消耗品の発注は、県の200あまりの機関それぞれで各所属担当者が行い、年間約2万件の支払事務が発生している。導入前は、民間事業者に電話やメール、FAXでカタログの番号を伝えて見積依頼をし、民間事業者側は見積書を来庁して提出したりメールに添付したりしていた。納品後は、請求書情報をシステムに入力する必要があり、転記ミスや支払漏れ等の人的ミスが課題になっていた。
　このような課題の解決策として、請求データを取り込んだ自動起票を実現できないかと考え、消耗品の見積もりから支払いまでデジタルで完結するクラウドサービスの導入を検討した。

●導入の決め手
　クラウドサービス上で民間事業者と取り引きを行うのは本庁初の試みなので、法令や県の規則と照らし合わせながら、システムの仕様を検討した。
　紙の業務をクラウドサービスに移行するにあたり、個人情報等のセキュリティ面への懸念はあったが、「BtoBプラットフォーム」はLGWAN接続（地方公共団体が電子メールやWebページをセキュアなネットワーク上で利用できる仕組み）に対応している点がもっとも安心でき、決め手となった。
　また、導入を検討するにあたり、消耗品発注で取り引きの多い民間事業者5社ほどに事前に意見を聞いたところ、前向きな反応で、サービスの利用にも賛同を得ることができた。今までメール添付のために行っていた見積書や請求書のスキャン作業が不要になる点や、ヒューマンエラーによる書類の差し戻しリスクの低減等を期待されたようだ。

●導入効果
(1)民間事業者への見積依頼から支払いまで、完全ペーパーレス化を実現
　大分県では、「BtoBプラットフォーム TRADE」「BtoBプラットフォーム 請求書」をあわせて「大分県消耗品発注システム」と呼んでいる。「BtoBプラットフォーム TRADE」を通じた消耗品発注は、文房具や事務用品、事務機器、医療用消耗品等の10万円未満の物品購入が対象である。見積依頼から見積書の提示、発注、納品、検査、支払いまでがすべてデジタルで完結し、完全ペーパーレス化が実現した。
(2)請求書の入力作業がなくなり、時間を大幅に短縮
　「BtoBプラットフォーム 請求書」で届く請求書は不備がないため、審査担当者が請求書に記載されている金額や債権者、口座情報をチェックする必要がなくなった。受領した請求書に科目を入れて登録ボタンを押すと支払いまで自動化されるので、作業時間が短縮された。