受注の入力業務を自動化　伊藤園が発注書をAIでデジタル化する「発注書AI-OCR（invox）」を導入

インフォマート　2023年8月22日発表

　インフォマートは、伊藤園が、インフォマートとDeepworkが協業して提供している、発注書をAIでデジタル化する「発注書AI-OCR（invox）」と新機能「REFAX機能」を導入し、受注業務の自動化が実現したと、8月22日に発表した。

　伊藤園は、清涼飲料の製造・販売、日本茶の製造・販売、烏龍茶および紅茶等の輸入・販売、健康食品の製造・販売を行い、常に時代の先駆けとして「缶入り緑茶・烏龍茶」の開発や、飲料のペットボトル化等、斬新な製品を開発してきた。
　それにともなって取引先数が増加し、受注業務が煩雑化したことから、2016年より飲食店とその取引先の受発注業務をデジタル化する「BtoBプラットフォーム 受発注」、2021年には食品卸会社とその取引先の受発注業務をデジタル化する「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」を導入した。
　これらの2つのサービスは伊藤園の基幹システムとも連携しており、現在では受注業務が大幅に効率化されている。
　しかしながら、受け取る発注書の中には、得意先の基幹システムから出力されFAXで送信されるものや、インターネットFAXから自動で送信されるもの等が一定数存在し、自動化や電子化の課題となっていた。これらのような個別で送信されるFAXに対し、REFAX（FAXで送信された発注書を使用してFAXにて返信を行う）をしなければならず、手間と時間がかかることが負担となっていた。
　これらの状況から、受注業務のさらなる電子化率の向上とREFAX業務の効率化・省人化を目的に、インフォマートとDeepworkが協業して提供している「発注書AI-OCR（invox）」及び「REFAX機能」を導入した。

■「発注書AI-OCR（invox）」及び「REFAX機能」で実現すること
　FAXやメール（PDF）で受け取った発注書を「発注書AI-OCR（invox）」でデータ化し、「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」に自動で連携する。その受注データを「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」から自社の基幹システムに取り込むことで、全ての受注がデータ化され、入力作業を削減できる。さらに「REFAX機能」により、システムから自動でFAX返信が行われるため、発注書の受け取りからREFAX業務、基幹システムへの受注データ入力までの手作業がデジタル化され、受注業務の大幅な効率化が実現する。

■「発注書AI-OCR（invox）」と「REFAX機能」を利用することによる削減効果の一般的な例
　受注から基幹システムへの受注データ入力までの処理時間は1件当たり3分以上かかると言われている。仮に1件につき3分かかると想定した場合、1,500枚の処理時間は75時間になる。「発注書AI-OCR（invox）」と「REFAX機能」を利用すると1件あたり30秒ほどで完了するため、1,500枚の発注書処理業務は12.5時間となり62.5時間（83％）の労力が削減される。