Sansan Bill Oneが「発注データ照合オプション」を提供開始
OAライフSansan 2023年7月20日発表
Sansanは、インボイス管理サービス「Bill One」が、請求書と発注内容の照合を効率化できる「発注データ照合オプション」の提供を開始したと、7月20日発表に発表した。
発注データをBill Oneにインポートすることで、発注内容と請求書情報の照合作業をBill One上で効率的に行うことができ、月次決算の加速をさらに後押しする。本機能は、製造業や建設業、小売業、卸売業などの企業での活用を想定している。
■機能追加の背景
Bill Oneは、郵送で届く紙の請求書やメールに添付されるPDFの請求書など、あらゆる請求書をオンラインで受領・データ化し、月次決算の加速を後押しするインボイス管理サービスである。
主に製造業や建設業、小売業、卸売業の企業では、商品やサービスの購入にあたり、発注日や金額、取引先などの情報を請求書とは別に発注データとして管理している。複数の取引先から部品や原材料を購入するにあたり、いつどこで何を購入したかを記録することで在庫管理に役立てている。
これらの企業では、支払いを行う前に、発注データと請求書の内容が合致しているかどうかを確認する照合作業を行っている。発注データと請求書は通常別々に管理しているため、発注データに紐付く請求書を探す作業に膨大な時間がかかるほか、確認漏れや確認ミスが発生するなど多くの課題があった。また、納品月のずれや納品数のミスが発生した場合、発注データと請求書の日付や金額が一致せず、照合作業が複雑化し業務工数がさらに増えるケースもあった。
このような、アナログな照合作業による事業者の業務負荷を改善するため、今回、「発注データ照合オプション」の提供を決定した。請求書受領とともに必ず発生する発注データの確認作業をBill One上で行えるようになることで、さらなる月次決算の加速を実現する。
■機能概要
「発注データ照合オプション」は、発注データのCSVファイルをBill Oneに取り込むことで、発注内容と請求書情報を効率的に照合できる機能である。通常は別々に管理されることの多い発注データと請求書をBill One上で紐付けて同時に確認することにより、発注データに紐付く請求書をすぐに探すことができ、確認ミスや確認漏れなどのリスクを低減できる。
さらに、発注データと請求書の総額を自動照合できる機能も2023年夏頃に実装予定である。これまでは発注データの明細行ごとに照合作業を行っていたところ、請求書と取引先名や請求金額が一致する発注データを検索し、自動で照合できる。これにより、請求書と発注データの照合作業にかかる時間が大幅に削減される。
発注データと請求書の照合結果はBill One上に記録され、いつでも確認することができる。これにより、発注した商品のうち、代金をすでに支払い済みの商品と未払いの商品を見分けることが可能である。
