インフォマート　乃村工藝社が月間2,000件以上の契約書をデジタル化

　インフォマートは、同社が提供する「BtoBプラットフォーム 契約書」が、ディスプレイ業界最大手である(株)乃村工藝社に導入されたと、9月20日に発表し、事例を紹介した。

【乃村工藝社の導入理由・効果等】
■「BtoBプラットフォーム 契約書」導入前の課題
(１) 数千社と取り交わす注文書・請書関連業務は毎月240時間
　紙面での運用をしていた頃は、担当者が注文書（契約書）を作成、上長承認、押印責任者が捺印し、担当者が協力会社へ送付。協力会社が注文書（契約書）の内容を確認し、見積書等と一緒に請書を返送してもらい、締結契約書としての請書を受領し、その原本をファイル保管するまでが一連の流れだった。
　請書は1件につきおおむねA4の紙3～4枚で月間数千件、幅広ファイルも毎月11冊増えていた。また、請書の整理作業には月約210時間、付随する電話対応業務を含めると約240時間かかっていた。
(２) コロナをきっかけに電子契約の需要が増加
　2018年からは注文書、請書、納品請求書を１つのPDFにして取引先へ電子的に送付していたが、コロナが大きく影響し、取引先から郵送で送られてくる請書の開封、基幹システムへの入力、管理作業に課題を感じていた。

■導入の決め手
　協力会社も請書を送付するために出社する必要があり、自社、協力会社双方で出社しなければできない業務が露呈。BCPの観点からも出社対応が必要な業務の軽減を検討し、自社の業務フローに合致していること、基幹システムとの連携や技術的親和性もクリアしていること、協力会社を含めて電子帳簿保存法に対応していることに加え、ランニングコストに魅力を感じ「BtoBプラットフォーム 契約書」の導入を決めた。

■導入効果
(１) サービス利用開始から半年で月間2,600件の契約業務をデジタル化
　声がけした5,000社のうち約半数が「BtoBプラットフォーム 契約書」へ切り替え、発注件数の6～7割程を「BtoBプラットフォーム 契約書」で対応してくれている。（2022年7月時点）
(２) バックオフィス部門の業務時間が半減
　請書の受領、管理業務が効率化され、バックオフィス部門が1つの案件にかける業務時間が従来の半分に短縮。文書管理業務においては、契約書データが自動的に文書管理システムと連携できるようになり、メリットは大きい。