Sansan　クラウド契約業務サービスに新機能「スマート注文書管理」を搭載

　Sansanは、クラウド契約業務サービス「Contract One」に新たな機能として「スマート注文書管理」を搭載すると、7月12日に発表した。これによりユーザーは、FAX・郵送・メールなど取引先ごとに異なる方法で受領した注文書を正確にデータ化し、Contract One上で一元管理することができる。本機能の提供により、改正電子帳簿保存法への対応を容易にするとともに、注文書に関する業務の効率化やリスクの管理を後押しする。

　Contract Oneは、混在する電子契約書や紙の契約書を正確にデータ化し、あらゆる契約書を一元管理することで、アナログな契約業務のDXを推進し、企業のリスク管理を後押ししている。今回、Sansanが契約業務にまつわる課題をヒアリングするなかで、契約書の一部である注文書に関しても受領や保管・管理をデジタル化できず、紙やデータの注文書をFAXや郵送、メール添付などさまざまな方法で受領し、アナログに保管・管理している課題が明らかになった。
　こうした課題を解決するべく、Contract Oneは、新たに注文書にも対応する機能「スマート注文書管理」を開発した。アナログな対応が取られていた注文書の受領や保管・管理をデジタル化することで、注文書に関連する業務の効率化やリスク管理を後押ししていく。なおスマート注文書管理は、スマート台帳、スマート判子とともにContract Oneの主要機能の１つとなる。

【スマート注文書管理について】
●あらゆる方法で受領した注文書を一元管理
　スマート注文書管理を利用することで、あらゆる方法で受領した注文書をContract Oneで一元管理できるようになり、業務効率化を実現する。
(1)　FAXで受領した場合
　注文書を受領する複合機に専用アダプタを取り付けることで、取引先が送信したFAXをクラウド上で受信し、PDF化して保存できる。ユーザーは、受信したFAXデータから注文書のデータをウェブブラウザ上で確認し、Contract Oneにアップロードする。従来のようにFAX用紙の回収のために複合機を往復したり、仕分けたりする手間をなくしつつ、紙を放置することによる紛失や漏えいのリスクを回避する。
(2)　郵送・手渡しで受領した場合
　原本をスマートフォンで撮影、もしくは複合機でスキャンし、データをContract Oneにアップロードする。
(3)　メール添付で受領した場合
　メールで受け取ったデータをContract Oneにアップロードする。

●改正電子帳簿保存法で必要な項目を正確にデータ化
　ユーザーがContract Oneにアップロードした注文書の情報を、Sansanが培ってきたAIと人力を組み合わせた独自のテクノロジーによって正確にデータ化する。改正電子帳簿保存法で求められる取引先名や金額などの項目を対象にデータ化し、注文書のデータベースを構築する。クラウド上で管理しているため検索性に優れ、原本が必要な時にも容易に見つけることができる。

●発注管理の基幹システムとひも付けて統合管理が可能
　Contract Oneでは、保管している注文書データごとにユニークのURLを生成できる。発注管理の基幹システムにURLを入力することで、基幹システムの操作中でもすぐにContract One上の注文書原本を参照することができ、注文情報を統合して管理することができる。