富士フイルムBI　「X-point Cloud」と初のAPI連携　社内申請業務効率化を支援

　富士フイルムビジネスイノベーション(富士フイルムBI)は、ドキュメントハンドリング・ソフトウェア「DocuWorks(ドキュワークス)」と(株)エイトレッドが提供するクラウドワークフローシステム「X-point Cloud」を連携し、社内申請業務の効率化を支援する「DocuWorks Cloud Connector for X-point Cloud」の提供を、6月20日より開始したと、同日発表した。
　「DocuWorks Cloud Connector for X-point Cloud」は、「DocuWorks」から「X-point Cloud」を起動することで、稟議決裁などの社内申請書の作成・管理を簡略化する機能や、承認依頼の見落としによるワークフローの滞留を防止する機能を提供し、社内申請業務の効率化を可能にするサービスである。また本サービスは、エイトレッド社が「X-point Cloud」と外部システムとの連携拡大に向け今年3月に公開した「API連携」機能を用いた初めてのサービスである。

【「DocuWorks Cloud Connector for X-point Cloud」を活用した社内申請業務の流れ】
(1)　新規申請書の作成
　「DocuWorks」上に配置された「X-point Cloud」のショートカットボタンから、事前に定義された申請フォームの入力画面を起動し、申請に必要な情報を入力することで簡単に新規申請書を作成することができる。また、申請書に文書を添付したい場合は、さまざまな文書を並べて表示できる「DocuWorks Desk」上で文書ファイルを選択し、申請書に直接添付することが可能である。
(2)　申請書の承認
　承認時は、DocuWorksのトレイ機能との連携で、承認依頼の通知がPCのデスクトップに配置された自分宛のトレイアイコンに表示されるため、通知から直接承認画面にアクセスできる。通知はトレイアイコンに表示され続けるため、依頼の見落とし防止や承認忘れを抑制する。また、自分宛の承認依頼通知を、代理権限を持つ他の承認者のトレイアイコンにドラッグ&ドロップするだけで、簡単に代理承認依頼を送ることができるため、「X-point Cloud」画面上での操作が不要となる。
(3)　申請書の承認完了
　承認が完了した申請書を共有したい場合や、文書管理システムで証跡の保管を行いたい場合には、申請書の詳細情報や承認履歴情報、添付ファイルをDocuWorks入れ物に集めることで、一括でダウンロードが可能である。この機能を用いることで、複数のファイルを個別にダウンロードする手間を削減できる。また、稟議決裁済みの契約書など、稟議に添付されたファイルに電子署名を付与したい場合は、電子サインサービスとの連携機能を活用できる。これにより、添付ファイルをダウンロードして電子サインサービスにアップロードし直すという作業が不要となり、署名者への署名依頼をダイレクトに送信することが可能である。