レイメイ藤井が月間約3,500枚の請求書をデジタル化 「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入
OAライフインフォマート 2023年3月15日発表
インフォマートは、同社が提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」が、紙・文具・事務機を取り扱うレイメイ藤井に導入されたと、3月15日に発表した。
■レイメイ藤井 DX推進部 部長、経理部 経理課 課長が語った導入理由・効果等
《導入前の課題》
発行する請求書は毎月約4,000通。得意先へFAXを送る手間もあり、月末月初の業務負担が課題に。
経理部 経理課は、各店から上がってきた経費や買掛金の支払い業務、売掛金で回収した手形等をとりまとめる部署である。請求書の封入作業・発送及び売掛金の入金処理等は、全国に9つある支店で行っている。
請求書は毎月、主にメーカーからの仕入れ等で約800通、経費等で約400通、計1,200通ほど受け取っている。販売に関しては得意先に4,000通ほど発行しており、各店の中で最も取引先数が多い福岡営業部の場合は、月に1,000通ほど発行している。
請求の締めは5日毎にあるが、全体の8割ほどが末締めである。月末に各店で締めた後、翌月第2営業日に発行業務を行うが、終日その業務に費やされる。得意先によっては第2営業日に発送すると遅いので、あらかじめ別途FAXを送信していた。発行業務と並行してその他の業務もあるため、月末月初の業務の負担の軽減が課題だった。
《導入の決め手》
他社サービスとの比較で最も大きなポイントとなったのは、受取側が請求データをCSVファイルでダウンロードできる点である。請求書を発行する得意先には、明細の行数が膨大になる場合もあるため、デジタルデータがあれば得意先にとっても受領後の処理が効率化できるのではと思った。自社だけでなく、得意先の業務負担が軽減できそうだというところが魅力的だった。
また、すでに「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入している得意先が多く、シェア率が高いという点も決め手になった。改正電子帳簿保存法や、2023年10月に施行されるインボイス制度にも対応すると聞き、今後も長く利用できそうという印象があった。
《導入効果》
(１) 明細の行数が多い請求書のデジタル化で、月間約3,500枚の紙の請求書を削減
得意先の約1,400社が「BtoBプラットフォーム 請求書」での受け取りに切り替え、現在は月に1,000社ほどにデジタルデータで電子請求書を発行している。中には紙の明細を100枚ほど送付していた得意先もあり、全体で月間約3,500枚の紙の請求書を削減できている。
(２) 得意先へ即日請求データが届き、業務が集中する月末月初の負担を軽減
まだ紙での発行は残っているものの、月間1,000通ほど発行していた福岡営業部では、300社が電子請求書に変わり、郵便の投函にかける時間を2時間短縮できた。また、発行した請求書は即日メールで届くため、事前にFAXを送信する手間もなくなった。
